Privatlivspolitik

Denne privatlivspolitik gælder for ejendomsaktiviteter i CBH Koncernen, herunder DOMIS K/S m.fl. og vedrører nuværende, tidligere og kommende lejere, herunder både private og erhverv, samt købere, kommende købere og i CBH Koncernen administrerede ejendomsselskaber, ejer- og grundejerforeninger. (Herefter benævnt ”DOMIS”)

1 DOMIS’ behandling af personoplysninger
Nedenstående oplysninger har til formål at oplyse dig som registreret om DOMIS’ behandling af dine oplysninger.

Vi anvender de oplysninger, som du giver os, for at:
• Kunne opfylde og servicere lejeaftalen med dig
• Kunne opfylde og servicere købsaftalen med dig
• Kunne opfylde og servicere dit medlemskab af en ejer- eller grundejerforening
• Kunne opfylde dit ønske om at stå på en interesseliste hos DOMIS

2 Dataansvarlig
DOMIS er den dataansvarlige virksomhed og sikrer at behandlingen af dine personoplysninger sker i overensstemmelse med gældende databeskyttelseslovgivning.

Kontaktoplysninger:

DOMIS K/S
CVR-nr. 32781578
Mariane Thomsens Gade 1C, 3. sal
8000 Aarhus C
E-mail: mail@domis.dk
Telefonnummer: 7244 4425

Hvis du har spørgsmål til behandling af dine oplysninger, er du altid velkommen til at kontakte os.
Husk at almindelig e-mail ikke er en sikker kommunikation. Skriv derfor ikke noget i din e-mail, som er privat eller følsomt, eller som du i øvrigt synes skal beskyttes.

3 Hvilke oplysninger indsamles, og hvad bruges de til
DOMIS indsamler, behandler og opbevarer generelt kun de personoplysninger, der er nødvendige for at servicere og behandle lejeaftalen, købsaftalen, administrationsaftalen eller interesselisten.

Nogle af disse oplysninger er obligatoriske for oprettelse og administration af det konkrete lejemål eller salg en konkret bolig og kræver ikke et samtykke. Vi indsamler derudover ikke personlige oplysninger uden dit udtrykkelige samtykke hertil.

DOMIS indsamler, behandler og opbevarer følgende personoplysninger om dig uden dit særskilte samtykke:
• De oplysninger du afgiver, når du indgår en lejeaftale
• De oplysninger du afgiver, når du indgår en købsaftale
De oplysninger du afgiver, når du bliver medlem af en ejer- eller grundejerforening
• De oplysninger du afgiver, når du lader dig opskrive på en interesseliste
• Korrespondance mellem dig og DOMIS vedrørende dit lejeforhold, købsaftale, ejer- eller grundejerforening og interesseliste mv.

Derudover kan det være bestemt ved lovgivning, hvilken type personoplysninger, vi skal indsamle, eller det kan være for at opfylde eller sikre en retstilstand.

Vi bruger dine personlige oplysninger til at administrere:
• Dit lejeforhold i form af bl.a. huslejeopkrævning, forbrugsregnskaber mv.
• Din købsaftale i form af indkaldelse til 1 og 5 års gennemgang, samt udbedring af fejler og mangler iht. disse, samt tilmelding til forsyningsselskaber.
• Dit medlemskab af en ejer- eller grundejerforening, herunder opkrævning af fællesudgifter mv.

Personoplysningerne behandles med hjemmel i artikel 6 i persondataforordningen (Europa-Parlamentets og Rådets forordning 2016/679 af 27. april 2016) .

3.1 Oplysninger indsamlet i forbindelse med overvågning
Med henblik på at forebygge kriminalitet og sikre lejernes tryghed er der opsat TV-overvågning (uden lydoptagelse) på udvalgte offentlige steder på de i DOMIS regi registrerede og ejede ejendomme. Optagelserne opbevares maksimalt i 30 dage, hvorefter de slettes. Optagelserne videregives alene såfremt det følge af lov eller til politiet i forbindelse med opklaring af kriminalitet.
De steder hvor der er opsat TV-overvågning, er dette skiltet tydeligt.

3.2 Personnummer
I forbindelse med indgåelse af lejekontrakt har vi behov for at modtage og videregive dit personnummer til forsyningsvirksomhederne for tilmelding til vand, varme og el.
Personnummeret anvendes af forsyningsvirksomheden til at foretaget en entydig identifikation af dig.
Via §11 i lejekontrakten gives der specifikt samtykke til ovenstående. Samtykket er et krav for indgåelse af lejekontrakten.

I forbindelse med indgåelse af købsaftale på en nyopført ejerbolig, samt overdragelse af boligen, har vi behov for at modtage og videregive dit personnummer til forsyningsselskaberne for tilmelding til vand, varme og el.
Personnummeret anvendes af forsyningsselskaberne til at foretage en entydig identifikation af dig. Samtykket sker, når du underskriver og aflevere tilmeldingsblanket/fuldmagt med angivet personnummer og underskrift.

4 Hvem har adgang til personoplysningerne
Vores medarbejdere i DOMIS har adgang til at bruge personoplysningerne. Dog kun i det omfang dette er nødvendigt for at kunne servicere dig som lejer, potentiel lejer, køber, potentiel køber eller medlem, eller for at overholde gældende lovgivning.

5 Hvem videregiver DOMIS dine oplysninger til
Personoplysningerne videregives alene til samarbejdspartnere, som arbejder for os, og har til opgave at varetage nødvendige funktioner for lejeforholdet.

Vi videregiver generelt oplysningerne til følgende kategorier af samarbejdspartnere: IT-leverandør (herunder hosting), bankforbindelse (med henblik på håndteringer af betalinger), revisionsselskab og håndværksvirksomheder mv. som er engageret af os til at vedligeholde lejemålene, forsyningsvirksomheder (vand, varme og el), forsikringsselskaber og offentlige myndigheder (hvis det er et lovkrav).
I forbindelse med køb af nyopførte ejerboliger videregives købsaftalen indeholdende personoplysninger til DOMIS’ advokat, samt den pågældende ejendomsmægler som håndterer salget.

DOMIS benytter sig derudover af en række tredjeparter, der opbevarer og behandler data på vegne af DOMIS. Disse databehandlere er uberettigede til at anvende dine personoplysninger til egen formål.

Hvis en ejendom i CBH Koncernens portefølje eller en ejendom der administreres af DOMIS frasælges helt eller delvist videregives personoplysninger til brug for fortsættelse af kontraktforholdet.

Endelig videregiver DOMIS overvågningsvideoer til politiet i forbindelse med en eventuel efterforskning af strafbare handlinger på DOMIS’ ejendom.

Personoplysningerne vil ikke blive videregivet til samarbejdspartnere uden for EU.

6 Hvor længe opbevares oplysningerne
Oplysninger om lejer:
Så længe lejeforholdet er gældende, og ved lejeforholdets ophør, gemmes personoplysningerne, herunder lejekontrakt, såfremt det er nødvendigt for at overholde gældende lovgivning, herunder hvidvaskloven, bogføringsloven og gældende databeskyttelseslovgivning. Dette indebærer, at personoplysningerne normalt gemmes i op til 10 år efter lejeforholdet er ophørt.

Interesseliste:
Oplysninger afgivet til brug for registrering på interesseliste slettes efter 6 måneder, hvor man også slettes på interesselisten.

Oplysninger om køber:
Når ejendomshandlen er endelig, gemmes oplysningerne til brug for indkaldelse til 1 og 5 års eftersyn på ejendommen. Oplysninger slettes hurtigst muligt efter 5 års eftersynet og udbedring af eventuelle fejl og mangler i forbindelse med dette. I nogle særlige tilfælde, kan vi have behov for at gemme dine oplysninger i længere tid.
Købsaftalen og bilag til denne gemmes jf. forældelsesfristen i op til 10 år efter overtagelsesdatoen.

7 Tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger
DOMIS har truffet tekniske og organisatoriske foranstaltninger mod, at dine oplysninger hændeligt eller ulovligt bliver slettet, offentliggjort, fortabt, forringet eller kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid mod lovgivningen.

Det er kun kontraktansatte medarbejdere i DOMIS der har adgang til dine personoplysninger og kun i det omfang, at deres jobfunktion kræver det.

8 Dine rettigheder
• Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger
• Du har ret til at få berigtiget de personoplysninger, som vi behandler om dig
• Du har ret til at få slettet de personoplysninger, som vi har registreret om dig, inden tidspunktet fir vores almindelige generelle sletning indtræffer. Ønsker du at få slettet dine personoplysninger, sletter vi alle oplysninger, som vi ikke efter lovgivning er pålagt at skulle gemme, eller er nødvendige for, at vi kan betjene dig som lejer eller køber.
• Du har ret til en begrænsning af behandlingen af dine personoplysninger, hvis du eksempelvis bestrider rigtigheden af oplysningerne, eller gør indsigelse mod behandlingen.
• Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personlysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.
• Er behandlingen af personoplysninger baseret på et samtykke fra dig, har du ret til at trække samtykket tilbage, hvilket betyder, at behandling herefter ophører, medmindre vi efter lovgivning er pålagt at skulle behandle personoplysningerne
• Materiale fra videoovervågningsudstyr udleveres ikke til enkeltpersoner, men alene til politiet.

Du kan sende din anmodning til den under pkt. 2 angivne e-mailadresse. Din anmodning vil blive besvaret hurtigst muligt, og senest én måned efter, at vi har modtaget din anmodning. Ved komplicerede anmodning kan fristen forlænges med to måneder. Hvis anmodningen er åbenbart grundløs eller overdreven, kan anmodningen afvises, eller der kan opkræves et gebyr.

9 Klage
Hvis du mener, at DOMIS har overtrådt de gældende regler om beskyttelse af personoplysninger i vores behandling af dine oplysninger, kan du klage til Datatilsynet via e-mailadressen dt@datatilsynet.dk. Se yderligere kontaktoplysninger og mere om klageadgang her: www.datatilsynet.dk

NB! Du kan skrive til Datatilsynet via Digital Post på Borger.dk, hvor fremsendelse af din henvendelse sker sikkert (krypteret). Vi anbefaler, at du bruger Digital Post, hvis din henvendelse indeholder fortrolige eller følsomme oplysninger.

10 Ændring af privatlivspolitikken
Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden.

Opdateret den 18. marts 2019

UA-7268127-12